Dicas para organizar o escritório

Se o escritório era importante em circunstâncias normais, ele ganhou ainda maior valor quando passou ao ambiente domiciliar, por conta da pandemia causada pelo novo coronavírus.

Em tempos de home office, fica claro o real impacto da organização do espaço na produtividade, desgaste físico e no estímulo à criatividade, o que implica também na execução de um trabalho agradável e de qualidade.

Importância de organizar o escritório
A arrumação e a limpeza podem parecer detalhes e, muitas vezes, não recebem a devida atenção em uma rotina atribulada. Porém, lugares bagunçados tendem a atrasar tarefas e executarem os serviços de forma pouco otimizada, isso sem falar em quando não se encontra um documento, gerando estresse, ansiedade e desperdício de tempo.

Aplique as dicas que separamos para você organizar seu escritório, seja no local corporativo convencional ou em casa, e você perceberá como tarefas simples afetam o bem-estar e rendimento durante o expediente e em longo prazo.

Menos é mais
É fato: ter menos itens garante uma melhor arrumação. Para colocar o minimalismo em prática, comece desapegando, revise tudo e analise se você realmente precisa de cada coisa. Se não foi usado nos últimos seis meses e não se trata de um documento que realmente necessita estar guardado, doe ou recicle. Em caso de dúvida, digitalize e descarte.

Isso vale para revistas, jornais, livros, comprovantes de pagamento, bilhetes, canetas e demais materiais de escritório. Mantenha apenas o essencial para a execução das atividades diárias.

Em cima da mesa deve estar somente o que se usa várias vezes todos os dias, o resto, vai para as gavetas, caixas ou tem que ser retirado da sua estação de trabalho.

Separe usando padrões
Se você estabelece padrões, fica infinitamente mais simples procurar um objeto quando precisa dele. A separação, no caso de documentos, pode ser por cores e cada cor representa uma categoria que faz sentido em suas tarefas, como um clipe vermelho sinalizando as pendências que serão revistas em breve, outro para processos em andamento e um terceiro para os finalizados.

Considerando demais artigos, eles devem ser agrupados conforme o seu tipo. Essa conduta pode parecer um pouco óbvia, mas pessoas desorganizadas tendem a não colocar todas as canetas e marcadores juntos, por exemplo.

Objetos organizadores são indispensáveis
Cada item tem que ficar em uma área determinada e, para manter o padrão que mencionamos acima, as caixas organizadoras são uma grande aliada, proporcionando uma aparência muito mais profissional.

As caixas podem ter divisórias, tampas, serem transparentes para ajudar na visualização ou com um desenho que contribui para a decoração; e todas são úteis de alguma maneira. O importante é considerar as suas necessidades antes de adquiri-las.

Se falamos de um escritório, não um depósito ou almoxarifado, prefira as caixas pequenas, que evitam o excesso de peso e são fáceis de transportar.

Outros organizadores incluem cestos e gaveteiros portáteis, revisteiros, porta cartões de mesa, porta canetas e baús. O ideal é colocar neles os artigos menos usados, mas que não devem ser descartados e precisam estar guardados para alguma eventualidade.

Aposte nas etiquetas
Quando existem várias pastas e caixas no local, as etiquetas facilitam bastante o dia a dia se os objetos não são imediatamente identificáveis de longe. Essa é uma tarefa simples que vai poupar muito tempo e esforço, principalmente nos momentos urgentes.

Podem ser desde adesivos especializados a post-its, o que importa é descrever de um jeito fácil o conteúdo de uma embalagem, por exemplo com meses ou anos, se você decide separar os documentos por período, ordem alfabética, tema, cliente, etc. Cuidado para não definir categorias restritas demais, o que acabará multiplicando a demanda de caixas.

Verticalize
Os planos verticais são uma solução muito válida em ambientes pouco espaçosos. Ao usar prateleiras, murais e estantes, a mesa fica livre para acomodar os itens mais utilizados no cotidiano. Lembretes e calendários também podem ser fixados nas paredes, porém é necessário manter só o essencial, para que tudo fique visível sem poluir.

As estantes, sejam elas de plástico, madeira, aço ou outro material, merecem um destaque especial por oferecerem uma opção extremamente útil para ordenar livros, cadernos, agendas, fichários, documentos e, inclusive, as próprias caixas organizadoras, que não devem ficar espalhadas pelo chão ou em cima da escrivaninha. Uma vantagem é que, em diversos casos, esses objetos já vêm montados e não precisam de instalação, o que economiza tempo e dinheiro do profissional ou da empresa.

Além disso, a regra da verticalização vale para os papéis. Dispostos em pilhas horizontais, eles são bem mais difíceis de serem localizados. Então, o melhor é que estejam separados em pastas temáticas que ficam dispostas na vertical.

Faça limpezas periódicas
Não deixe para realizar uma triagem no seu lugar de trabalho apenas no final do ano, quando se abre espaço para as novas demandas. A papelada deve ser verificada com frequência.

Por mais que você ordene tudo, pouco depois, a bagunça se acumula, é natural. Portanto, é preciso estipular na rotina um dia e horário fixos para a arrumação. São alguns minutos que vão poupar uma dor de cabeça no futuro.

A revisão pode ser feita como a primeira tarefa da segunda-feira ou a última da sexta-feira, semanalmente ou a cada 15 dias. Estabelecendo esse hábito, ele vai sendo realizado de maneira rápida e automatizada.

As maiores vilãs da organização são a má configuração do espaço e o excesso de objetos. Uma vez que você sabe arrumar o escritório e faz disso um costume, vai notar a importância dessa atividade para manter o foco e a clareza mental, além de uma economia de tempo e dinheiro.

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