Dicas para organizar o escritório

Organizando o escritório para maior produtividade

Se o escritório já era importante em circunstâncias normais, ele ganhou ainda mais relevância durante a pandemia, quando muitas pessoas adotaram o home office.

Em tempos de trabalho remoto, fica evidente como a organização do espaço impacta diretamente na produtividade, no desgaste físico e na criatividade. Um ambiente organizado proporciona um trabalho mais agradável e de qualidade.

A importância de organizar o escritório

Limpeza e arrumação podem parecer apenas detalhes, mas a verdade é que um ambiente desorganizado pode atrasar tarefas, prejudicar a eficiência e gerar estresse. Documentos perdidos, por exemplo, causam ansiedade e desperdício de tempo.

Com algumas dicas simples, você pode organizar seu espaço, seja em um escritório convencional ou em casa, e perceber como isso afeta positivamente o bem-estar e o rendimento no trabalho.

Menos é mais

Ter menos itens facilita a organização. Adote o minimalismo: desapegue de objetos que não usa. Revise tudo e elimine o que não for essencial. Se algo não foi utilizado nos últimos seis meses e não é indispensável, doe ou recicle. Em caso de dúvida, digitalize e descarte.

Isso vale para revistas, jornais, comprovantes de pagamento e materiais de escritório. Mantenha em sua mesa apenas o que você utiliza diariamente. O restante deve ser guardado em gavetas, caixas ou removido da estação de trabalho.

Separe usando padrões

Estabelecer padrões facilita encontrar itens quando necessário. No caso de documentos, utilize cores para categorizar: um clipe vermelho para pendências, outro para processos em andamento e outro para finalizados.

Agrupe objetos por tipo, como canetas e marcadores, e mantenha cada item no local designado. Essa prática simples evita bagunças e economiza tempo.

Objetos organizadores são indispensáveis

Para manter tudo no lugar, utilize organizadores como caixas, cestos, gaveteiros, porta-cartões e revisteiros. As caixas podem ter divisórias, tampas ou até serem transparentes, facilitando a visualização.

Prefira caixas pequenas para evitar peso excessivo e facilitar o transporte. Use organizadores para armazenar itens pouco usados, mas que precisam estar acessíveis eventualmente.

Aposte nas etiquetas

Etiquetas são essenciais quando há várias pastas ou caixas. Identifique o conteúdo com adesivos ou post-its, categorizando por período, cliente ou tema. Isso agiliza o acesso, especialmente em momentos de urgência.

Evite criar categorias muito específicas, para não multiplicar a quantidade de caixas e pastas. O objetivo é simplificar, não complicar.

Verticalize o espaço

Ambientes pequenos se beneficiam da verticalização. Use prateleiras, murais e estantes para liberar espaço na mesa, reservando-a para itens de uso frequente. Documentos e lembretes podem ser fixados nas paredes, mas mantenha apenas o essencial para evitar poluição visual.

Estantes são ideais para organizar livros, cadernos, fichários e caixas. Disponha os papéis em pastas verticais, já que pilhas horizontais dificultam o acesso.

Realize limpezas periódicas

A organização precisa ser constante. Estabeleça um horário fixo para revisar o espaço, semanalmente ou a cada 15 dias. A triagem regular impede o acúmulo de bagunça e facilita a manutenção da ordem.

Pode ser a primeira tarefa da segunda-feira ou a última da sexta-feira. Com o hábito, a arrumação se torna rápida e automática, poupando tempo e evitando dores de cabeça futuras.

O impacto da organização

Espaços mal configurados e o excesso de objetos são os maiores vilões da organização. Quando você adota práticas simples para arrumar o escritório, percebe como isso melhora a clareza mental, o foco e até gera economia de tempo e dinheiro.

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